SERIAL ENTREPRENEUSE – STEP 20 «Trouver sa stabilité financière»

Comment s’assurer une stabilité financière pour faire son Grand Saut ?

Lorsque l’on projette de se lancer dans l’entrepreneuriat, beaucoup d’obstacles arrivent souvent sur notre chemins; barrières mentales, avis de l’entourage, recherche de partenaires / de client.e.s, réalisation du business plan… Mais dans cette jungle effrayante, le premier obstacle qui vient souvent en tête est la question de l’argent: Comment budgétiser mon projet ? Comment me projeter financièrement parlant ? Comment financer mes investissements ? Comment trouver des investisseurs ?

Pour prendre la problématique de la stabilité financière dans l’ordre, je vous propose aujourd’hui de réfléchir à vous, avant de réfléchir à votre projet. Parce qu’au delà du financement de celui-ci, vous allez devoir vivre [Vous loger, manger, payer vos impôts, vous déplacer…] pendant la création et la mise en place de votre projet.

Alors, comment trouver une stabilité financière pendant cette période d’incertitude, autrement dit, comment construire son filet de protection pour assurer son Grand Saut ?

Se projeter pour mieux anticiper

Rétroplanning

Vous le savez si vous suivez cette série Serial entrepreneuse depuis les 20 derniers articles qui viennent de s’écouler, Organisation est avec Cohérence le mot clé de ma démarche entrepreneuriale. Parce que l’entrepreneuriat est, au delà d’un Grand Saut, un parcours semet d’embuches, qui nous entraine souvent vers des contrées lointaines inconnues jusqu’alors [Coucou comptabilié]. Pour faire face à ces inconnues, nous avons deux possibilités:

  • S’organiser: Notamment en se positionnant dans une démarche d’anticipation
  • Foncer tête baissée: Et prendre le risque de se prendre un (ou plusieurs) mur.s

Croyez moi, en digne Taureau qui se respecte (signe astro), la deuxième option est plus naturelle pour moi que la première. Favoriser l’improvisation à l’anticipation, travailler sous pression au lieu de s’organiser pour avancer chaque jour, le fameux « Oh ça va, ça peut attendre demain !« . Sauf que non. Parce que si vous attendez demain, vous prenez du retard sur ce qui était prévu, vous prenez chaque nouveau problème en pleine face au lieu de l’avoir anticipé et financièrement … vous n’avez plus la maitrise de rien.

C’est là que le rétroplanning devient votre meilleur ami. Que vous le préfèreriez à la cool sur Word, ou en version professionnelle sur Excel, le rétroplanning va vous permettre d’anticiper, point pas point, échéance par échéance ces taches que vous devez effectuer pour rendre effectif votre projet, tout en vous offrant une vision global sur celui-ci. En cas de coup dure (Exemple voyons … une pandémie mondiale!), vous serez alors plus rapidement susceptible de pouvoir rebondir, notamment en visualiser les taches impactées et celles pouvant être repoussées.

Des exemples de rétroplanning il y en a plein internet, le mieux reste de prendre le temps de le réaliser avec vos propres codes – couleurs, catégories, intitulés de taches, échéances – tout en pensant vision globale et anticipation.

Budget mensuel

Si vous êtes intéréssé.e.s pour connaitre dans les détails toutes les projections budgétaires conseillé.e.s dans l’élaboration d’un projet entrepreneurial [Bilan de démarrage, Plan d’investissement, Charges d’exploitation…], je vous renvoi à mon STEP15 « Plan financier, il faut bien y passer ».

Mais en revenant sur ce point, je voulais surtout vous faire comprendre qu’il est impossible d’anticiper tous les obstacles, surtout financiers. En réalisant des Plans financiers cohérents, vous vous assurez surtout d’être en mesure de rebondir en cas de coups dures, extérieurs à votre propre volonté.

Votre budget doit ainsi être cohérent, entre vos projections, la réalité du marché et les éléments pouvant être en mesure d’évoluer. En organisant vos tableaux point par point, vous aurez toutes les clés en main pour comprendre et suivre, au fur et à mesure, la situation financière de votre projet et donc d’ajuster vos rentrées et sorties en fonction de votre propre situation. Parce que l’on a beau dire, la situation financière de votre projet va de pair avec votre situation personnelle une fois celui-ci lancé, une raison supplémentaire pour lancer votre projet au bon moment …

Check points réguliers

Repousser son projet ce n’est pas échouer.

J’écris cette phrase autant pour vous que pour moi. En effet, il s’agit là de la situation dans laquelle je me trouve et comme toute personne qui se retrouve face à une confoncture économique inédéquate pour le lancement d’un projet ou quelqu’un ou fait face à un obstacle innatendu, je dois donc faire évoluer mon rétroplanning et donc mon budget.

Comment anticiper au mieux une telle problématique, de grande ampleur ?

En faisant des points réguliers, sur votre Rétroplanning, vos Plans financiers et les comparer à ces trois conjonctures:

  • Situation personnelle: Quelle est ma situation émotionnelle ? Suis-je dans un bon état d’esprit pour lancer mon projet ? Quelle est ma situation sociale ? Suis-je bien entourée pour lancer mon projet ? Quelle est ma situation financière ? Suis-je stable financièrement ?

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  • Conjoncture de votre secteur d’activité: Quelle est la situation de mes concurent.e.s ? | Financière, sociale, politique | Dans quel état d’esprit sont mes potentiel.le.s client.e.s ? | Consommation, intérêts, engagements | Comment se porte les institutions dirigeantes de mon secteur d’activité ? | Politiquement, financièrement, socialement.

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  • Conjoncture national et/ou internationale: Quelle est la situation politique ? | Elections, lois en attente, polémiques | Quelle est la situation sociale ? | Chômage, tensions, santé | Quelle est la situation financière ? | Taux d’intérêt, consommation, ménages.

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Toutes ces questions vont vous permettre d’avoir une vision globale de la situation de vos Personas, tout en observant les opportunités business via une Juxtaposition besoins / possibilités.

Accepter les mains tendues

Les programmes booster

Lorsque vous passez de salarié.e à entrepreneur.se, ou d’étudiant.e à entrepreneur.se, il est souvent difficile de tout gérer du jour au lendemain: le fonctionnement de votre entreprise, vos rentrées et sorties d’argent, votre communication liée au projet …

Pour vous faire accompagner plusieurs programmes existent, en fonction de votre secteur d’activité, de votre age ou encore de vos besoins. Dans cette partie, je vous en ai sélectionné 5 qui me semblent cohérents, tout en étant spécifiques, si vous en avez d’autres à nous partager, les commentaires vous sont ouverts ! :

Les Pépite

Mis en place depuis 2014, les 33 Pôles Étudiants Pour l’Innovation, le Transfert et l’Entrepreneuriat | Pépites | et le Statut National Étudiant-Entrepreneur permettent de créer l’écosystème nécessaire à la réalisation des projets entrepreneuriaux des étudiants et jeunes diplômés. Le Statut National Étudiant-Entrepreneur permet aux bénéficiaires d’être reconnus, accompagnés, de rejoindre un réseau actif de plus de 8.000 Étudiants- Entrepreneurs, d’accéder à des espaces de coworking et bénéficier d’aides financières. De l’émergence de l’idée à la transformation de l’essai, les PÉPITE vous accompagnent et vous soutiennent ! Il s’agit d’un programme gratuit pour les étudiant.e.s boursiers !

Les Entrep’

Les Entrep’ est un programme dispensé par des professionnels pour tester l’entrepreneuriat pendant cinq mois (de novembre à mars et c’est compatible en plus des études ou d’un job.).

Le Programme Social Declik

Social Declik est un programme pour définir la mission à impact qui te correspond et t’immerger dans le freelance for good [L’entrepreneuriat qui a du sens].

Emergence concept

Emergence concept est une agence dédiée à l’accompagnement des restaurateurs a lancé son incubateur en 2017. D’une durée de trois mois, le programme s’adresse à des porteurs de projet, une vingtaine par an. Pour réduire le taux d’échec (un restaurant sur deux disparaît avant trois ans d’exploitation), son principe est de permettre aux participants de se confronter à des professionnels aguerris. Ces restaurateurs et experts dans les domaines clefs (business plan, financement, immobilier, agencement…) vont faciliter l’avancement du projet en limitant les risques. Le programme est très sélectif MAIS gratuit !

Des Elles pour entreprendre

La Fondation Entreprendre dirigée par Blandine Mulliez et AXA inaugurent “des Elles pour entreprendre”. Un programme de trois ans doté de 900 000 euros destiné à promouvoir l’entrepreneuriat féminin. S’appuyant sur une étude réalisée par Opinion Way auprès de 503 entrepreneures à la tête de leur société depuis 5 ans, les partenaires souhaitent lever les obstacles qui freinent l’élan entrepreneurial chez les femmes. “Nous souhaitions mieux comprendre les besoins des femmes pour qu’elles entreprennent. Seules 30% d’entre elles se lancent” souligne Xavier de Peretti, le PDG d’AXA.

Les aides financières d’état

Le chômage

Le chômage représente au minimum 57% de votre salaire de référence pour une durée qui varie entre 4 à 36 mois (3 ans). En général, si vous êtes salarié depuis quelques années et que vous avez moins de 53 ans, vous allez toucher 57% de votre salaire pendant 2 ans. Ça fait déjà une source de revenus conséquente si vous voulez partir sans « filet de sécurité ».

De plus, lorsque vous êtes au chômage, et que vous avez besoin d’apport pour monter votre structure, vous pouvez demander l’ACRE (Aide à la création ou à la reprise d’une entreprise) qui vous permet de bénéficier de vos indemnités d’un seul coup. La contrepartie, c’est que vous touchez vos indemnités que de façon partielle.

Lorsque vous quittez votre emploi pour vous lancer dans l’entrepreneuriat des avantages spécifiques existent:

La rupture conventionnelle
Dans le cadre d’une rupture conventionnelle, votre employeur doit vous indemniser pour un minimum de :
1/4 de mois de salaire par année d’ancienneté pour les 10 premières années,
1/3 de mois de salaire par année d’ancienneté à partir de la 11e année.
Pour info, le salaire de référence, c’est la moyenne mensuelle des 12 derniers mois précédant la rupture du contrat.

Les congés payés
S’il vous reste des congés payés et des RTT au moment de partir, votre employeur doit également vous les rémunérer. Par exemple, si vos congés et vos RTT se réinitialisent début janvier, vous pouvez décider de ne pas les prendre pour vous les faire payer. Si votre employeur vous oblige à les prendre avant de partir, ce n’est pas important car c’est exactement la même chose puisque vous pourrez déjà commencer à bosser sur votre nouvelle activité une fois en congés.

Le RSA

Le Revenu de Solidarité Active (RSA) remplace le RMI et l’API (Allocation Parent Isolé). Il s’agit d’une prestation sociale visant à garantir un revenu minimum en fonction des ressources et de la composition du foyer.

Love money

Ce qu’on appelle “Love Money” regroupe tous les apports faits par vos proches et votre famille. Il peut s’agir de prêts à faible taux ou sans intérêt, ou d’investissement au capital. Dans ce dernier cas, les proches deviennent associés ou actionnaires, et peuvent bénéficier de réductions d’impôts si les conditions s’y prêtent.

Je sais à quelle point il n’est pas facile de demander de l’argent, surtout en tant que jeune diplômé.e rêvant à tout prix d’indépendance, mais se lancer dans l’entrepreneuriat demande des fonds; non seulement pour les démarches de lancement et de développement du projet, mais également pour s’assurer une stabilité avant que la rentabilité du projet soit effective. Alors, lorsque l’on ne peut pas compter sur des fonds propres, que l’on ne trouve pas de place dans un programme et que les aides d’état ne sont pas suffisante, la main tendue qui vient du coeur peut vraiment faire la différence.

Et si vraiment cette démarche vous rend inconfortable, vous pouvez toujours intégrer des contre-parties sympas [Accès au service en avant première, goddies, test des produits …], ou faire signer à la personne un Accord de remboursement, plus officiel.


C’est ainsi que se termine ce STEP20 de la série Serial entrepreneuse sur Regardsleblog.fr. J’espère vous avoir apporter des clés pour trouver votre stabilité financière, avant, pendant et après votre projet entrepreneurial. N’hésitez pas à nous partager en commentaire et via les posts LinkedIn et Instagram de Regardsleblog les programmes, outils et astuces qui vous ont aidé à vous organiser financièrement.

La semaine prochaine marque le début d’un nouveau mois et d’une nouvelle lignée de portraits avec la série Le Grand Saut. Au programme, de nouveaux étudiant.e.s-entrepreneur.se.s à découvrir, entre parcours uniques et projets passionants.

En attendant prenez soin de vous et méditez (en tout cas c’est mon programme face à tous ces obstacles…).

Ella.

SERIAL ENTREPRENEUSE – STEP 5 « Trouver sa routine »

Entre les cours, la création de son entreprise et les autres projets, on fait comment ?

Lorsque j’ai découvert la possibilité d’être étudiante entrepreneuse, j’ai d’abord vu un gain de temps énorme, grâce à une anticipation de mon projet professionnel. En m’occupent de la création de mon entreprise en amont de la fin de mes études, je me donnais ainsi la possibilité d’une sécurité (en gardant le statut étudiant), tout en évitant le choc du vide professionnel après l’obtention de mon diplôme. Mais s’il y a bien une chose que je n’avais pas anticipé, c’est la galère de gérer en parallèle deux vie, soit deux emplois du temps et deux responsabilités et tout cela dans des journées de 24h (qui ne ce sont pas agrandies…).

Pour s’en sortir entre toutes ces obligations il faut s’organiser, mais ça on la déjà vu dans l’article n°4 de la série SERIAL ENTREPRENEUSE. Grâce à un rétroplanning bien ficelé et à un Business plan au carré, le projet prend forme et vos idées s’assemblent en même temps. Mais dans la vie de tous les jours, trouver le temps pour chaque tache s’avère bien plus complexe, avec les devoirs pour l’université qui viennent s’ajouter, les séminaires en plus, sans parler des urgences administratives à régler …

Se projeter en amont

Un temps pour tout

En juin, lorsque j’ai fait ma demande de statut étudiant.e-entrepreneur.neuse auprès du Pépite 94 rattaché à ma fac (UPEC), j’étais en parallèle entrain de finaliser mon projet Erasmus. Un double projet qui semble faire beaucoup mais qui pourtant, vous allez le voir, est plus que cohérent.

A ce moment là, j’ai déjà essayé de me projeter sur la potentiel organisation de mes journées entre le Master 2 en Espagne et mon projet entrepreneurial. Finalement, c’est la crise sanitaire et l’Universidad de Burgos (au sein de laquelle j’effectue mon Erasmus), qui m’ont apporté des solutions:

  • Le monde virtuel

Avec la pandémie, tout le monde s’est retrouvé obligé d’apprendre à travailler à distance, que ce soit pour le travail ou pour les cours. Une nouvelle routine de travail que j’ai suivi également puisque j’étais justement en stage de mars à juillet, en télétravail donc. Les outils numériques n’ont donc plus aucun secrets pour moi; TEAMS, ZOOM, OUTLOOK, GOOGLEDOC… Sans le savoir, j’avais trouvé une première clé pour réussir mon double parie Erasmus – Entreprenariat. Puisque tout se développait à distance (webinaires, entretiens, webateliers…), j’allais pouvoir travailler de n’importe ou, avec n’importe qui !

  • Les horaires espagnoles

Pour ceux.celles qui ne le savent pas, les espagnol.e.s vivent en décalé par rapport à nous, français.e.s. Les repas ont ainsi en moyennes deux heures de décalages (14h à la place de midi par exemple) et les écoliers ne travaillent que le matin, jusqu’à 14h, en continu. Grâce à ces horaires particulière, les facultés elles-mêmes se sont adaptées et ont divisé leurs horaires par niveau d’étude, afin de d’égorger les salles et de permettre aux étudiant.e.s de travailler et/ou avoir leurs propres activités à côté des cours. Ainsi, les Licences ne travaillent que le matin [de 9h à 14h en général] et les Master que l’après-midi [de 15h30 à 21h30 dans mon cas]. Autrement dit, grâce à ces horaires bien particulières, toutes mes matinées sont libérées de cours, en sachant que la grande majorités de nos rendus sont des travaux de groupe et un projet de recherche, avancé également en temps de cours !

Voilà comment, grâce à la situation sanitaire particulière et au hasard de ma destination j’ai pu diviser mes journées en deux, entre un projet entrepreneurial le matin et des cours de Master l’après-midi.

Une vision transversale

Bien évidement, le temps ne fait pas tout. Il aurait ainsi été extrêmement incohérent que je me contente de jongler entre deux emplois du temps, deux sujets, deux projets si ceux-ci n’avaient pas été cohérents. Or, dans mon cas précisément, ils le sont, cohérents, je dirais même plus, ils sont parfaitement emboités.

En effet, jusqu’à il y a encore 5 mois je n’avais pas le moins du monde pour projet de faire un second Erasmus [Comme vous pouvez le voir sur le blog Série Voyages, j’ai déjà effectué un premier échange en 2018 au Chili]. C’est un déclic très pragmatique qui m’a motivé à engager ces démarches: je n’avais pas assez de connaissances universitaires sur l’école inclusive, sujet au cœur de mes recherches et de mon projet entrepreneurial.

Aucun Master en Sciences de l’éducation spécialisé en inclusion n’existant en France, je me suis donc tournée vers l’étranger. C’est finalement mon amie Hanine (Muchas gracias!), avec qui je faisais mon Master 1 qui m’a trouvé le Master Ciencias de la Educacion Sociedad Inclusiva de la Universidad de Burgos, université en partenariat Erasmus avec l’UPEC.

Un choix universitaire cohérent donc. Je vous le confirme d’autant plus aujourd’hui alors que je viens de commencer les cours. Cela va ainsi me permettre une vision transversale permanente entre le projet concret que je suis entrain de créer grâce à mon statut d’étudiante – entrepreneuse et mes cours espagnoles, plus théoriques, spécialisés en inclusion scolaire.

Une opportunité d’autant plus intéressante qu’elle me permet d’ouvrir mon champ des possibles, de me sortir de ma zone de confort en m’offrant une vision différente de l’éducation. Des points non négligeables pour le futur de mon entreprise et son expansion, européenne et pourquoi pas, internationale …

S’atteler à une routine

Mise en route en douceur

Travailler seul.e et à distance c’est apprendre la rigueur, l’autonomie et l’organisation. Parce que quand la seule chose que tu sait c’est les choses que tu as à faire, sans avoir de manuel, de déroulé et de personnes pour te motiver, tu peut vite de retrouver dépassé.e.

Mon temps de travail sur mon projet entrepreneurial étant le matin et finissant les cours tard, les premiers jours ont été un enfer. Je me levé avec 5 réveils et en décalage, prenais 2 heures pour petit déjeuner et ne réalisais finalement que peu de taches sur mon temps imparti. Pour m’en sortir, je me suis finalement créer une routine de levé, me permettant d’émerger en douceur, de prendre le temps, tout en étant efficace au niveau de mes tâches à effectuer.

Dans cette routine, j’ai intégré non seulement des points évidents d’une routine matinale (levé, habillage, toilette, vaiselle …), mais également des points bien-être (10 min d’étirement, 5 min de méditation, lecture au petit déjeuner au lieu des écrans). Le but c’est de me lancer dans la journée sans me presser, tout en évitant de trainer.

Au niveau de mon organisation de travail, j’ai également intégré à cette routine un point des objectifs du jour (je le développe juste après) et un check de mes mails. Le but est de faire de chaque jour un nouveau départ, un nouveau STEP à franchir, tout en évitant de repousser au lendemain les taches basiques [On connait les mails auxquels on ne répond pas et qui restent en attente deux, cinq, dix semaines…].

Finalement, cette routine de mise en route se clôture par une heure à laquelle je dois me lancer dans mes tâches centrales sur jour. 9H30 dernier carra c’est lancement de la machine, simple, efficace et fonctionnel !

Des objectifs journaliers réalisables

Je suis actuellement entrain de finir un article à 23h, autant vous dire que cette partie là reste ma bête noire. Quand les choses à faire s’accumulent, il est difficile de prioriser, de même qu’il est extrêmement difficile de jauger combien de temps va nous prendre chaque tâche.

J’avais noté, corriger mon Business plan en 1h, j’en est mis 3. Je m’étais fixée, 2h pour finir de monter mon podcast, ça m’a pris 5h. Rédiger mon rétroplanning ? 4h au lieu de 2. Bref, ma vie est remplie de ces fails. D’autant plus que je suis maniaque et perfectionniste, donc le temps « perdu » dans des détails, c’est l’histoire même de mon existence.

Entre nous, je pense vraiment que ce genre de choses s’apprend avec le temps et l’expérience, nous sommes tellement tous.tes différent.e.s dans notre façon de travailler, de s’organiser … Peut être le mieux est-il encore de s’auto-observer pour comprendre combien de temps on met par tâche effectuée et de prendre ces éléments en compte dans la rédaction de nos prochains objectifs journaliers.

Quoi qu’il en soit, il vaut mieux prendre son temps et faire les choses biens, que faire les choses vite et les faire mal ! Fixez vous donc des objectifs journaliers réalisables en voyant plus petit que grand (je me parle également à moi-même), sinon croyez moi vous allez vite finir par tomber dans le piège ultime:

Oh et puis merde, je finirai demain!

L’art de la pause

Ecrans: risque de surdose

Travailler de chez soi c’est être au milieu de toutes les tentations impossibles et inimaginables: le lit (plus confortable que le bureau), la nourriture (oui, je vous vois) et bien sur, les écrans.

On a tous.tes essayé de travailler avec la télé, ou une vidéo YouTube en fond et on peut dire ce qu’on veut ça nous rend vraiment moins efficaces ! Mais le pire ça reste les pauses. Comme je gère mon projet entrepreneurial à distance, mon ordinateur est mon interface pour tout: mail, Business plan, rétroplanning, entretiens, webinaires, analyse de la concurrence … Bref, je passe mes matinées (et soirée généralement) sur l’ordinateur. Pourtant dès que je m’accord un temps de pause, la première chose que je fait c’est … attraper mon téléphone !

Passer d’un écran à un autre ce n’est pas se rendre service et encore moins prendre une vrai pause. De la même manière, scroller au réveil ou petit déjeuner avec une vidéo, c’est déjà se prendre la tête, alors que le tête justement on va l’avoir dans les écrans la majeure partie de la journée …

C’est là que la routine de mise en route, que l’on vient de voir, nous aide grandement. S’étirer, méditer, lire, tout cela sans écrans, c’est se donner le temps de bien débuter la journée. De même, au cour de celle-ci, une pause peut servir à ne rien faire, à lire, à dessiner, à courir, faire du vélo, de la broderie, bref, à déconnecter !

La transformation de la société à laquelle nous sommes entrain d’assister avec la généralisation du télétravail, nous amène à revoir en profondeur de habitudes de travail. Des habitudes que l’on doit encadrer dès le début si on ne veut pas se créer de nouvelles problématiques qui pourraient être désastreuses; c’est pas moi qui le dis c’est la fantastique philosophe, Julia de Funès !

S’arrêter c’est se donner le temps de réfléchir

Quand on est lancé, il est souvent difficile de s’arrêter. Pourtant, c’est justement en s’arrêtant que l’on prend de la distance sur ce que l’on est entrain de faire et que l’on peut prendre le temps de réfléchir.

En hyper active qui se respecte, mes temps d’arrêt sont généralement en action. A vélo, en marchant, en nageant, je déconnecte et prend le temps de réfléchir; relativiser, remettre en question, changer, questionner … C’est finalement là que les meilleures idées me viennent, sur le chemin de la fac à vélo, sous ma douche ou à pied, sur le retour des courses.

S’arrêter c’est aussi (trop) souvent éviter les crises de nerfs, les pétages de plombs. C’est essayer de se rappeler que rien n’est définitif et que tout problème à une solution. S’offrir une pause, une vraie pause, fait parti intégrante du processus de création, de réflexion, parce que le « faire », seul, ne suffit pas !

Après, bien sur, il faut apprendre à ne plus réfléchir, au couché notamment mais là honnêtement, je ne vais pas être de bon conseil [Et soyons clairs, je HAIS l’ASMR !]. Il faudrait d’ailleurs avoir également une routine de couché, pour réussir à décrocher en douceur, mais étant un oiseau de nuit j’en suis encore bien loin …


Nous arrivons à la fin de ce STEP 5 que j’ai pris énormément de plaisir à planifier, écrire et partager. Je voulais par ailleurs souhaiter la bienvenu à tous les nouveaux, beaux et belles Regard(s) qui nous ont rejoint suite aux posts de l’UPEC sur leurs réseaux sociaux, au plaisir de vous lire en commentaires ou sur le page Instagram de Regard le blog !

A la semaine prochaine, prenez soin de vous, des autres et … accordez-vous des (vraies) pauses …

Ella

SERIAL ENTREPRENEUSE – STEP 4 « (S’)Organiser »

(S’)Organiser pour mieux avancer

Lorsque l’on regarde de l’extérieur le nombre de choses à faire pour créer une entreprise, cela nous semble insurmontable. Entre les documents administratifs à n’en plus finir, la charte graphique aussi complexe qu’importante, les questions judiciaires et financières indéchiffrables et l’approche stratégique bien trop abstraite, c’est la panique ! Il est alors temps de sortir nos nouveaux meilleurs ami.e.s d’entrepreneur.se.s: les listes, rétroplannings, Business plans et autres outils d’organisation…

S’organiser c’est faire preuve de discipline mais c’est surtout, je pense, trouver les trucs et astuces qui nous aide à avancer au mieux. Moi qui suis maniaque et stressée de nature, il me faut des petits objectifs sur le court terme – par jour ou semaine – pour avancer au mieux, tout en allant vers des STEPS centraux sur le long terme. Pour d’autres, des gros objectifs – par mois – suffirons à les motiver et les pousseront à avancer. Quoi qu’il en soit, il y a des outils majeurs dans la vie entrepreneurial qui peuvent nous simplifier les choses en rendant notre projet plus fluide et concret.

Organisation globale

Fiche de synthèse du projet

Au tout début du projet, faire une fiche de synthèse peut vous permettre de poser à plat les informations que vous avez, et de faire ressortir celles que vous n’avez pas. Ainsi vous savez clairement ce qui vous reste à faire et ce qui est à améliorer.

Méthodiquement, je vous conseille un document en 10 grandes parties:

1- Description du projet: constat, solutions proposées, objectifs globaux

2- Les services-produits proposés: en développant clairement toutes vos idées

3- Public: âge, catégorie socio-professionnelle, spécificités

4- La zone d’implantation: géographique, académique, si plusieurs lesquelles et pourquoi

5- Concurrence: il s’agit là d’une première analyse de la concurrence; rapide

6- Caractéristiques du marché: public ? privé ? ouvert ? fermé ? innovant ?

7- La réglementation: caractéristiques spécifiques à votre secteur / marché

8- Stratégies de commercialisation et de communication: par quels moyens et outils souhaitez vous vendre et communiquer sur votre produit/service ?

9- Opportunités: actualité spécifique, besoins cohérents …

10- Points forts / points de vigilance: par rapport à votre expérience, vos lacunes, votre projet, ses lacunes

L’idée, c’est vraiment de poser les choses, pour vous organiser (mot clé de cet article), mettre au clair votre projet, mais surtout à partir d’éléments qui vont vous être utiles par la suite. En effet, le fiche de synthèse est avant tout une introduction au Business plan, plus complet qui va venir ensuite.

Business plan

Même s’il ne s’agit pas là de l’ordre conseillé pour la réalisation de ces documents, je souhaitais vous parler du Business plan dans l’organisation globale, car; plus qu’un document majeur dans votre projet entrepreneurial, celui-ci va vous permettre d’étirer votre projet.

En allant dans les détails, au fur et à mesure, tout en restant sur le même document, vous avancez pas à pas sans vous mettre mettre directement la pression quant à un objectif de résultat. Le plus important n’est pas ici de faire directement un document parfaitement ficelé mais plutôt de vous en servir comme fil rouge dans l’organisation et la planification de votre projet.

Par la suite, une fois mis au propre et organisé votre Business plan va vous servir notamment comme plan de financement – pour des demandes de subventions ou de prêts – , mais également comme plan stratégique – pour des recherches de collaborateurs notamment.

Je vous conseille, une fois de plus, le site BPI France pour la création de votre Business Plan: https://bpifrance-creation.fr/encyclopedie/previsions-financieres-business-plan/business-plan/faire-son-business-plan

Sinon, les organismes de financement, couveuses et autres services d'aide à l'entreprenariat (Pépite France, BGE ADIL...) peuvent également vous fournir des modèles lors de séances d'accompagnements.

Organisation temporelle

Rétroplanning du projet

Le temps, c’est de l’argent. En tout cas c’est ce qu’on dit, moi je crois surtout qu’une perte de temps pas mauvaise organisation, c’est de la perte d’argent … mais surtout d’énergie !

Soyons clairs, votre projet ne va pas se réaliser en un jour. C’est notamment pour cette raison qu’il est important de réussir à prendre de la distance sur ce que nous sommes entrain de faire pour se projeter sur le long terme.

Le long terme ça veut quoi ? Tout dépend du temps que vous avez et du temps que vous vous donnez pour réaliser votre projet. 6 mois, 1 ans, 5 ans, cela dépend de chacun, des moyens engagés (humains, financiers…) et de la situation du marché. Tant de facteurs qui vont déterminer votre temporalité.

Une fois cette temporalité déterminée, vous devez réussir à séquencer dans le temps les taches clés afin d’avancer de façon stratégique. Le plus simple est de vous donner trois grandes phases pour votre rétroplanning:

1er: Construction du projet – nom, solution, concurence … [voir STEP3]- et création de la charte graphique

2ème: Création du statut administratif, recherche de financement et prospection de clients

3ème: Mise en fonctionnement, réalisation des premiers projets et réajustements

Ce n’est là qu’un plan parmi d’autres bien sur. Quoi qu’il en soit c’est de celui-ci que je suis partie pour réaliser mon propre rétroplanning, tout en gardant en tête que celui-ci reste avant tout un fil rouge modifiable au gréé des évènements, changements et réajustement.

Spécifiquement, il s’agit là de réaliser un tableau avec code couleurs (une couleur pour chaque phase), auxquelles vous associez les tâches dans une première colonne. Dans une seconde, vous précisez la séquence par jour, semaine ou mois (ex: SEM1-SEM3) et donc le nombre de jour, semaine pour la tache (ex: 3).

Au fur et à mesure que vous avancez dans le tableau vous avancez dans votre temporalité, ce qui vous permet de connaitre exactement à combien de temps va correspondre votre projet (pour moi, 49 semaines +).

Planning séquentiel

Pour rentrer dans les détails, il vous faut ensuite positionner votre projet dans une stratégie plus spécifique. Ainsi en reprenant les trois phases de votre rétroplanning (ou pas d’ailleurs), vous développez:

  • Par champs d’actions: charte graphique, stratégie, communication, financier, juridique…
  • Par tâche: quel besoins (humains et financier), quelles difficultés ou facilités
  • Par objectif: Business plan, rétroplanning, logo…
  • Par mois ou semaine: les essentiels à effectuer, les points à préciser, ce qui n’a pas été fait
  • Par personne: si vous êtes plusieurs dans l’équipe cela peut vous permettre de diviser le travail au mieux

Ce planning plus spécifique s’adapte à vos besoins, envies … et à votre temps ! Quoi qu’il en soit il doit être simple d’utilisation. Favorisez ainsi les graphiques et titres à la rédaction, tout en y ajoutant des codes couleurs. Je trouve personnellement que la forme du tableau est la mieux pour ce genre d’exercice mais tout dépend de votre fonction de travailler.

Organisation stratégique

Business Modèle CANVAS

Le Business Modèle CANVAS est l’un de ces outils spécifiques d’organisation que j’ai pu découvrir grâce à mon accompagnement avec BGE ADIL. Sous forme d’un tableau [que vous pouvez voir ci-dessous], celui-ci vous permet de mettre en perspective les différents éléments centraux de votre stratégie de marque en création:

  • Partenaires clés
  • Activités clés
  • Ressources clés
  • Offre
  • Relation client
  • Canaux de distribution
  • Segments de clientèle
  • Structures des coûts
  • Sources de revenus

Que ce soit par écrit ou via un outil numérique, ce tableau permet une visualisation claire des éléments stratégiques de votre projet. Il peut être également intéressant de se donner l’objectif de refaire le Business Modèle CANVAS tous les 6 mois ou 1 ans, pour voir les évolutions du projet, et au contraire, les éléments qui restent stables.

Benchmark

Enfin, en bonne communicante que je suis, je ne pouvait finir cet article sur l’organisation sans parler du Benchmark. Parce que partir de ce qui est permet de poser les bases d’un projet: ce que l’on veut, ce que l’on one veut pas, pourquoi…

Concrètement le benchmark c’est une analyse complète de la concurrence. Par une analyse approfondie des performance des produits et services des entreprises et institutions concurrentes, vous êtes ainsi en mesure d’optimiser votre propre service ou produit.

Pour réaliser un benchmark de base, il y a trois séquences clés:

1- La veille concurrentielle: Autrement dit, suivre de près les actualités de la concurrence [Sorties de produits/services, évolutions de direction, campagnes de communication, outils marketings…]

2- L’analyse des modes de gestion et d’organisation: Savoir comment sont organiser les entreprises concurrente en terme de politique de direction, de ressources humaines et de valeurs internes

3- Observation des outils en communication et marketing: Comprendre comment une entreprise communique et vend c’est accéder aux rouages du système [Choix du numérique, les valeurs mises en avant, la charte graphique et sa justification …]

En français, Benchmark signifie étalon ou repère; partir de ce qui est déjà fait va vous permettre de vous positionner en fonction de votre projet, des valeurs que vous souhaitez prôner mais également de votre positionnement entant que dirigeant.e.

La Benchmark, tout comme le Business plan, le Business Modèle CANVAS ou encore le rétroplanning, vous offre un outil d’organisation pratique et évolutif, vous suivant tout au long de votre projet.


Nous arrivons à la fin de ce STEP4, les choses prennent forme, on (s’)organise et se découvre des capacités insoupçonnées de patience, de rédaction ou encore de mise en perspective …

Sur ce, je vous dis à la semaine prochaine pour un nouvel article, on garde le cap,

Ella