(S’)Organiser pour mieux avancer

Lorsque l’on regarde de l’extérieur le nombre de choses à faire pour créer une entreprise, cela nous semble insurmontable. Entre les documents administratifs à n’en plus finir, la charte graphique aussi complexe qu’importante, les questions judiciaires et financières indéchiffrables et l’approche stratégique bien trop abstraite, c’est la panique ! Il est alors temps de sortir nos nouveaux meilleurs ami.e.s d’entrepreneur.se.s: les listes, rétroplannings, Business plans et autres outils d’organisation…

S’organiser c’est faire preuve de discipline mais c’est surtout, je pense, trouver les trucs et astuces qui nous aide à avancer au mieux. Moi qui suis maniaque et stressée de nature, il me faut des petits objectifs sur le court terme – par jour ou semaine – pour avancer au mieux, tout en allant vers des STEPS centraux sur le long terme. Pour d’autres, des gros objectifs – par mois – suffirons à les motiver et les pousseront à avancer. Quoi qu’il en soit, il y a des outils majeurs dans la vie entrepreneurial qui peuvent nous simplifier les choses en rendant notre projet plus fluide et concret.

Organisation globale

Fiche de synthèse du projet

Au tout début du projet, faire une fiche de synthèse peut vous permettre de poser à plat les informations que vous avez, et de faire ressortir celles que vous n’avez pas. Ainsi vous savez clairement ce qui vous reste à faire et ce qui est à améliorer.

Méthodiquement, je vous conseille un document en 10 grandes parties:

1- Description du projet: constat, solutions proposées, objectifs globaux

2- Les services-produits proposés: en développant clairement toutes vos idées

3- Public: âge, catégorie socio-professionnelle, spécificités

4- La zone d’implantation: géographique, académique, si plusieurs lesquelles et pourquoi

5- Concurrence: il s’agit là d’une première analyse de la concurrence; rapide

6- Caractéristiques du marché: public ? privé ? ouvert ? fermé ? innovant ?

7- La réglementation: caractéristiques spécifiques à votre secteur / marché

8- Stratégies de commercialisation et de communication: par quels moyens et outils souhaitez vous vendre et communiquer sur votre produit/service ?

9- Opportunités: actualité spécifique, besoins cohérents …

10- Points forts / points de vigilance: par rapport à votre expérience, vos lacunes, votre projet, ses lacunes

L’idée, c’est vraiment de poser les choses, pour vous organiser (mot clé de cet article), mettre au clair votre projet, mais surtout à partir d’éléments qui vont vous être utiles par la suite. En effet, le fiche de synthèse est avant tout une introduction au Business plan, plus complet qui va venir ensuite.

Business plan

Même s’il ne s’agit pas là de l’ordre conseillé pour la réalisation de ces documents, je souhaitais vous parler du Business plan dans l’organisation globale, car; plus qu’un document majeur dans votre projet entrepreneurial, celui-ci va vous permettre d’étirer votre projet.

En allant dans les détails, au fur et à mesure, tout en restant sur le même document, vous avancez pas à pas sans vous mettre mettre directement la pression quant à un objectif de résultat. Le plus important n’est pas ici de faire directement un document parfaitement ficelé mais plutôt de vous en servir comme fil rouge dans l’organisation et la planification de votre projet.

Par la suite, une fois mis au propre et organisé votre Business plan va vous servir notamment comme plan de financement – pour des demandes de subventions ou de prêts – , mais également comme plan stratégique – pour des recherches de collaborateurs notamment.

Je vous conseille, une fois de plus, le site BPI France pour la création de votre Business Plan: https://bpifrance-creation.fr/encyclopedie/previsions-financieres-business-plan/business-plan/faire-son-business-plan

Sinon, les organismes de financement, couveuses et autres services d'aide à l'entreprenariat (Pépite France, BGE ADIL...) peuvent également vous fournir des modèles lors de séances d'accompagnements.

Organisation temporelle

Rétroplanning du projet

Le temps, c’est de l’argent. En tout cas c’est ce qu’on dit, moi je crois surtout qu’une perte de temps pas mauvaise organisation, c’est de la perte d’argent … mais surtout d’énergie !

Soyons clairs, votre projet ne va pas se réaliser en un jour. C’est notamment pour cette raison qu’il est important de réussir à prendre de la distance sur ce que nous sommes entrain de faire pour se projeter sur le long terme.

Le long terme ça veut quoi ? Tout dépend du temps que vous avez et du temps que vous vous donnez pour réaliser votre projet. 6 mois, 1 ans, 5 ans, cela dépend de chacun, des moyens engagés (humains, financiers…) et de la situation du marché. Tant de facteurs qui vont déterminer votre temporalité.

Une fois cette temporalité déterminée, vous devez réussir à séquencer dans le temps les taches clés afin d’avancer de façon stratégique. Le plus simple est de vous donner trois grandes phases pour votre rétroplanning:

1er: Construction du projet – nom, solution, concurence … [voir STEP3]- et création de la charte graphique

2ème: Création du statut administratif, recherche de financement et prospection de clients

3ème: Mise en fonctionnement, réalisation des premiers projets et réajustements

Ce n’est là qu’un plan parmi d’autres bien sur. Quoi qu’il en soit c’est de celui-ci que je suis partie pour réaliser mon propre rétroplanning, tout en gardant en tête que celui-ci reste avant tout un fil rouge modifiable au gréé des évènements, changements et réajustement.

Spécifiquement, il s’agit là de réaliser un tableau avec code couleurs (une couleur pour chaque phase), auxquelles vous associez les tâches dans une première colonne. Dans une seconde, vous précisez la séquence par jour, semaine ou mois (ex: SEM1-SEM3) et donc le nombre de jour, semaine pour la tache (ex: 3).

Au fur et à mesure que vous avancez dans le tableau vous avancez dans votre temporalité, ce qui vous permet de connaitre exactement à combien de temps va correspondre votre projet (pour moi, 49 semaines +).

Planning séquentiel

Pour rentrer dans les détails, il vous faut ensuite positionner votre projet dans une stratégie plus spécifique. Ainsi en reprenant les trois phases de votre rétroplanning (ou pas d’ailleurs), vous développez:

• Par champs d’actions: charte graphique, stratégie, communication, financier, juridique…
• Par tâche: quel besoins (humains et financier), quelles difficultés ou facilités
• Par objectif: Business plan, rétroplanning, logo…
• Par mois ou semaine: les essentiels à effectuer, les points à préciser, ce qui n’a pas été fait
• Par personne: si vous êtes plusieurs dans l’équipe cela peut vous permettre de diviser le travail au mieux

Ce planning plus spécifique s’adapte à vos besoins, envies … et à votre temps ! Quoi qu’il en soit il doit être simple d’utilisation. Favorisez ainsi les graphiques et titres à la rédaction, tout en y ajoutant des codes couleurs. Je trouve personnellement que la forme du tableau est la mieux pour ce genre d’exercice mais tout dépend de votre fonction de travailler.

Organisation stratégique

Business Modèle CANVAS

Le Business Modèle CANVAS est l’un de ces outils spécifiques d’organisation que j’ai pu découvrir grâce à mon accompagnement avec BGE ADIL. Sous forme d’un tableau [que vous pouvez voir ci-dessous], celui-ci vous permet de mettre en perspective les différents éléments centraux de votre stratégie de marque en création:

• Partenaires clés
• Activités clés
• Ressources clés
• Offre
• Relation client
• Canaux de distribution
• Segments de clientèle
• Structures des coûts
• Sources de revenus

Que ce soit par écrit ou via un outil numérique, ce tableau permet une visualisation claire des éléments stratégiques de votre projet. Il peut être également intéressant de se donner l’objectif de refaire le Business Modèle CANVAS tous les 6 mois ou 1 ans, pour voir les évolutions du projet, et au contraire, les éléments qui restent stables.

Benchmark

Enfin, en bonne communicante que je suis, je ne pouvait finir cet article sur l’organisation sans parler du Benchmark. Parce que partir de ce qui est permet de poser les bases d’un projet: ce que l’on veut, ce que l’on one veut pas, pourquoi…

Concrètement le benchmark c’est une analyse complète de la concurrence. Par une analyse approfondie des performance des produits et services des entreprises et institutions concurrentes, vous êtes ainsi en mesure d’optimiser votre propre service ou produit.

Pour réaliser un benchmark de base, il y a trois séquences clés:

1- La veille concurrentielle: Autrement dit, suivre de près les actualités de la concurrence [Sorties de produits/services, évolutions de direction, campagnes de communication, outils marketings…]

2- L’analyse des modes de gestion et d’organisation: Savoir comment sont organiser les entreprises concurrente en terme de politique de direction, de ressources humaines et de valeurs internes

3- Observation des outils en communication et marketing: Comprendre comment une entreprise communique et vend c’est accéder aux rouages du système [Choix du numérique, les valeurs mises en avant, la charte graphique et sa justification …]

En français, Benchmark signifie étalon ou repère; partir de ce qui est déjà fait va vous permettre de vous positionner en fonction de votre projet, des valeurs que vous souhaitez prôner mais également de votre positionnement entant que dirigeant.e.

La Benchmark, tout comme le Business plan, le Business Modèle CANVAS ou encore le rétroplanning, vous offre un outil d’organisation pratique et évolutif, vous suivant tout au long de votre projet.

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Nous arrivons à la fin de ce STEP4, les choses prennent forme, on (s’)organise et se découvre des capacités insoupçonnées de patience, de rédaction ou encore de mise en perspective …

Sur ce, je vous dis à la semaine prochaine pour un nouvel article, on garde le cap,

Ella